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 Gestion des clubs

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PNJ Est
peuneujeu
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Messages : 626
Date d'inscription : 14/07/2013

MessageSujet: Gestion des clubs   Dim 22 Fév - 23:09

CRÉATION ET GESTION DES CLUBS


Les clubs, c’est cool. Ca forge les liens et ça permet de se défouler. Mais qu’est-ce qui se passe si rien ne nous intéresse ou qu’on n’a pas envie de se retrouver avec Corée du Nord comme Responsable ou de nager 10 km en simple échauffement avec Australie et Hongrie ?

On crée son propre club !

Rien de plus simple Jeune Padawan : suis ce pas à pas et comme le vieux Rafiki, tu connaîtras le chemin !

1. Présentation générale : création et validation

Ca y est ! Vous avez une idée de club mais vous ne savez pas comment faire pour demander (humblement) à ce Gros Sourcils de Président d’étudier votre requête. Un coup de brosse dans le sens du poil, une demande bien rédigée et le tour est joué !

Etape 1 : Remplir entièrement le formulaire de demande de création de club.
Conseil(s) :
- Lieu : Si l’utilisation d’une salle demande l’aval d’un professeur, joindre l’autorisation signée à la demande.
- Heure : Vérifier que, dans le lieu et la plage horaire demandée, un autre club n’utilise pas les mêmes infrastructures.
- Nombre d’élèves intéressées et signatures : plus il y aura de monde à signer votre demande, plus vous aurez de chance de la voir étudiée en Conseil. (voir ce sujet)
- Motivations : Il s’agit de convaincre Arthur que votre club est chouette et indispensable.

Etape 2 : Envoyer le formulaire rempli par MP au Président du Conseil Étudiant.
Conseil(s) : Inclure un petit mot d’accompagnement est toujours bien vu.

Etape 3 : Attendre une décision.
Que la demande ait passée le « filtre présidentiel » ou non, vous en serez informé(e) lors des annonces post-réunion affichées dans le hall d’entrée. Une photocopie du formulaire de demande sera affichée avec la décision finale d’Angleterre ou du Conseil.
Si votre demande a été acceptée : cool ! Passer au point 2.
Si votre demande a été refusée : prendre en compte les raisons données par le Conseil pour la prochaine fois et retour à la case départ.

Schéma résumé:
 

2. Le thread : à quoi ça sert ?

Bravo ! Ton club a été validé par le Conseil Étudiant ! Mais il reste encore beaucoup de chemin à parcourir.

Une fois autorisé, un « thread » est créé dans le forum Gestion des clubs. Il a plusieurs rôles :
- Il regroupe les informations de base de votre club : nom du responsable, lieu, heures, budget.
- Il sert aux inscriptions et à la communication entre les membres du club.
- Il permet au Conseil Étudiant de jauger l’activité. S’il juge que l’activité est trop faible ou que votre club est trop gourmand en temps / budget / espace, il est tout à fait apte à donner un avertissement et/ou organiser sa fermeture.

Le thread est géré par le responsable du club.

3. Le Responsable : son rôle et ses obligations

Chaque club, une fois créé, doit être tenu d’avoir un responsable actif et motivé (c’est un peu le Big Boss en dessous du Conseil Étudiant).

Ses deux rôles principaux sont :
- D’organiser l’activité de son club : gérer les inscriptions, les réunions, les entraînements (si club sportif) et la logistique. Le responsable est tout à fait libre de hiérarchiser son club avec des rôles clés comme trésorier ou responsable du ravitaillement.
- De réaliser la liaison entre le club et le Conseil Étudiant : demandes diverses et variées comme un budget supplémentaire, une nouvelle plage horaire ou des places pour le Superbowl.

Pour les joueurs responsables que vous êtes, comment on fait ?

• Organiser l’activité du club :

Etape 1 : Une fois le thread créé (par PNJ Est), poster la liste des membres inscrits.
Même si ce message est vierge il sera édité par vos soins plus tard et permettra d’avoir directement après le post d’introduction du thread, la liste des membres (et ainsi gagner en visibilité).

Etape 2 : A chaque inscription (par MP au responsable ou postée à la suite dans le thread), mettre à jour la liste des membres.
Il est impératif de maintenir votre thread à jour afin que le Conseil Étudiant ne se mette pas à avoir votre club dans le viseur.

Etape 3 : Animer votre club !
Cela passe par des réunions, des portes ouvertes, des levers de fonds pour aider d’autres clubs etc.

• Réaliser la liaison entre le club et le Conseil Étudiant :

- En provenance des clubs : les demandes diverses

Etape 1 : Envoyer le formulaire de demande (demande diverse) par MP au Président du Conseil.
Etape 2 : Attendre la décision d’Angleterre et du Trésorier du Conseil. Dépendant de leurs disponibilités, la réponse peut être rendue sous une semaine.

- En provenance du Conseil Étudiant : réunions

Le Président du Conseil (suite à une réunion préalable avec ses membres) pourra être amené à demander des assemblées afin de faire part de décisions et/ou d’organiser des choses en collectif.
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